CÓMO ELABORAR UN PROYECTO de ALEXANDER ANDER-EGG
QUÉ ES PLANIFICAR:
Actividad consistente en utilizar procedimientos mediante los cuales se introduce una mayor racionalidad y organización en un conjunto de actividades y acciones articuladas entre si que, previstas anticipadamente, tienen el propósito de alcanzar determinadas metas y objetivos mediante el uso eficiente de medios y recursos escasos o limitados.
QUE.................SE QUIERE HACER..........NATURALEZA DEL PROYECTO
POR QUÉ... ......SE QUIERE HACER..........ORIGEN Y FUNDAMENTACIÓN
PARA QUÉ........SE QUIERE HACER..........OBJETIVOS, PROPÓSITOS
CUÁNTO...........SE QUIERE HACER...........METAS
DÓNDE.............SE QUIERE HACER...........LOCALIZACIÓN
CÓMO...............SE VA A HACER...............ACTIVIDADES Y TAREAS (metodología)
CUÁNDO...........SE VA A HACER...............CRONOGRAMA (ubicación en el tiempo)
A QUIENES........VA DIRIGIDO...................DESTINATARIOS O BENEFICIARIOS
QUIENES...........LO VAN A HACER............RECURSOS HUMANOS
CON QUÉ..........SE VA A HACER...............RECURSOS MATERIALES
CON QUÉ..........SE VA A FINANCIAR........RECURSOS FINANCIEROS
PROYECTO:
Ordenación de actividades y recursos que se realizan con el fin de producir algo sea bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o de resolver problemas.
“Conjunto de actividades que se proponen realizar de una manera articulada entre si, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un período de tiempo dados.
REQUISITOS PARA LA BUENA FORMULACIÓN DE UN PROYECTO:
Un buen diseño de proyecto debe especificar los elementos esenciales que se requieren para crear un sistema de seguimiento para la ejecución del proyecto y la evaluación consecutiva de los efectos e impactos del mismo.
Debe contener los siguientes aspectos desarrollados:
FUNDAMENTACIÓN
-FINALIDAD-
OBJETIVOS
-BENEFICIARIOS DIRECTOS E INDIRECTOS
-PRODUCTOS
-ACTIVIDADES
- INSUMOS
- RESPONSABLES Y ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
- MODALIDADES DE OPERACIÓN
– CALENDARIO
-PRE-REQUISITOS (factores externos que deben existir para asegurar el éxito del proyecto).
CLASIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS:
- DE TIPO ECONOMICO
- DE TIPO SOCIAL
- DE TIPO CULTURAL
COMPOSICIÓN DEL PROYECTO:
1- DENOMINACIÓN DEL PROYECTO:
a- No confundir con el enunciado del problema
b- Ni considerar al título como equivalente a la solución del problema “su objetivo es identificar el proyecto e indicar el marco institucional desde el cual se realizará, de forma muy breve”.
2- QUIÉN EJECUTA Y QUIÉN PATROCINA:
3- NATURALEZ.A DEL PROYECTO:Conjunto de datos que hacen a la esencia del mismo.
3.1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO (qué se quiere hacer)
Descripción más ampliada del proyecto, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar.
Esta caracterización o descripción hay que hacerla contextualizando el proyecto dentro del programa del que forma parte.
De lo que se trata es de ampliar en sus aspectos esenciales la información que proporciona la denominación.
3.2. FUNDAMENTACIÓN O JUSTIFICACIÓN: (por qué se hace, razón de ser y origen del proyecto)
En la fundamentación del proyecto hay que presentar los criterios (argumentación lógica) y/o las razones que justifican la realización del mismo.
Requisitos:
- Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema
- Hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada para resolver ese problema. En lo cotidiano estos dos aspectos complementarios pero distintos suelen confundirse, para evitar esto:
1- Cuál es la naturaleza y urgencia del problema que se pretende resolver: se trata de identificar y analizar el problema que se pretende solucionar. Lo importante es explicitar el por qué se hace, destacando los principales aspectos críticos y los problemas que se piensan ser atacados.
2- Qué prioridad se concede a la solución de ese problema: - Razones políticas (referencia a planes ya existentes, políticas, etc), -Razones técnicas (necesidades y problemas y magnitud de los mismos)
3- Naturaleza de la estrategia para la acción: indicar la trayectoria seleccionada.
4- Recursos internos y externos asignados para la solución del problema.
5- Justificación del proyecto en sí: en esta parte hay que presentar los resultados que haya arrojado la evaluación previa del proyecto, acerca de su viabilidad, análisis costo-beneficio.
3.3- MARCO INSTITUCIONAL (organización responsable de la ejecución)
3.4. FINALIDAD DEL PROYECTO (impacto que se espera lograr)
Se deben evitar dos situaciones: a exagerar o a expresarla en términos vagos o abstractos.
3.5. OBJETIVOS (para qué)
- Indicar el objetivo principal
- Indicar los objetivos específicos, inmediatos o complementarios que hay que dar para alcanzar el objetivo general.
3.6. METAS (cuánto se quiere hacer)
Las metas operacionalizan los objetivos, estableciendo cuánto, cuándo y dónde se realizan estos.
3.7. BENEFICIARIOS (a quien va dirigido) los directamente favorecidos por la realización del proyecto.
3.8. PRODUCTOS (resultado de las actividades)
Pueden obtenerse en proyectos de tipo social o cultural dos tipos de resultados:
- Resultados materiales (ej: cantidad de viviendas construidas)
- Servicios prestados (ej: créditos otorgados)
3.9. LOCALIZACIÓN FÍSICA Y COBERTURA ESPACIAL (dónde se hará y qué abarcará)
4- ESPECIFICACIÓN OPERACIONAL DE LAS ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR:
La organización, ordenamiento y coordinación en el tiempo y en el espacio de todas las tareas que hay que realizar para el logro de los productos, metas y objetivos del proyecto comporta los siguientes aspectos:
- Especificación e inventario de las actividades a realizar,
- Distribución de las unidades periódicas de tiempo insertas en una secuencia operativa, donde se señala la fecha de inicio y de terminación de cada actividad.
- Ordenación y sincronización de las actividades, puesto que algunas son previas, paralelas o posteriores a otras dentro del proceso de realización del proyecto.
- Indicación de la cantidad y calidad de los insumos necesarios involucrados en cada operación con referencia a la asignación de recursos por actividad.
Se trata de establecer un curso de acción o trayectoria que permita fijar la dinámica en función del volumen y ritmo de operacion.
5-MÉTODOS Y TÉCNICAS A UTILIZAR (modalidades de operación)
En este apartado hay que especificar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para realizar las diferentes actividades.
Eficacia y eficiencia en los procedimientos para llevar a cabo una actividad.
6- DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS O CALENDARIODE ACTIVIDADES:
Existen métodos /técnicas para realizar una calendarización del proyecto (GANTT y PERT) que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captación rápida y global de la secuencia operativa.
Importante: el calendario definitivo del proyecto debe elaborarse una vez realizado el calendario financiero. Ello es importante para asegurarse que el suministro de insumos en cada fase es el adecuado en función de las actividades que comprende cada fase.
Es decir: hay que asegurar que el calendario de actividades es el óptimo en cuando a interdependencia de unas actividades con otras y en cuando al flujo de recursos que es necesario establecer en términos de tiempo para dichas actividades se pueden realizar en el momento previsto.
7- DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS
- Humanos: disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas. Esto supone especificar: cantidad de personas, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quién es responsable de qué y cómo esta distribuido el trabajo. Cuando la índole del proyecto así lo requiera, hay que indicar la necesidad de capacitar los recursos humanos que exige la realización del proyecto.
- Materiales: las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física, etc. necesarios.
- Técnicos: las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar.
- Financieros: sobre la base de los cálculos de ejecución que explicamos a continuación se realiza una estimación de los fondos que se pueden obtener con indicación de las distintas fuentes con que se podrá contar (créditos, subvenciones, etc).
8- CÁLCULO DE LOS COSTOS DE EJECUCIÓN (elaboración del presupuesto)
En al análisis y cálculos de los costos se deben especificar cada uno de los rubros, expresado en términos monetarios.
El presupuesto comprende los siguientes rubros:
Costo del personal: a la hora de presupuesto los gastos hay que distinguir entre el personal técnico, auxiliar, administrativo, etc.
Dietas o viáticos: gastos por desplazamiento del personal (transporte, alojamiento y alimentación).
Locales: diferenciar, construcción de un local, compra y reacondicionamiento de un local. Alquiler de un local.
Materiales y equipos: mobiliario de oficina, archivos, computadoras, etc.
Gastos de funcionamiento: servicios públicos, limpieza, seguros, impuestos, etc.
Imprevistos: cierta cantidad de dinero para imprevistos suele ser del 5% del total de presupuestos de gastos.
Beneficios: en algunos proyectos además de los beneficios sociales pueden obtenerse beneficios monetarios. Esto es, ingresos financieros provenientes del mismo proyecto.
9- ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO: en el diseño del proyecto debe quedar claramente presentado en la estructura de gestión para la ejecución del mismo.
Conviene hacer figurar: organigrama, funciones del personal (determinar quien es el responsable y de qué parte del trabajo). Relaciones e interacción del personal (determinar relaciones de autoridad y jerarquía, relaciones de comunicación e información, relaciones de consulta y asesoría, etc). Mecanismos de control, coordinación y supervisión. Sistema de evaluación interna y seguimiento en cuanto a responsabilidades y funciones. Canales de información (a quién hay que enviar informes, que tipo de informes y con qué objeto)
10- INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO: los indicadores de evaluación son los instrumentos que permiten medir la progresión hacia las metas propuestas. Nos permiten realizar una evaluación adecuada teniendo en cuenta los objetivos propuestos y la realizaciones concretas.
11- FACTORES EXTERNOS CONDICIONANTES: son factores que están fuera del control del proyecto, pero deben producirse para que el proyecto tenga éxito y logre el efecto e impacto propuesto.
